A Secretária deve manter um trabalho eficiente, dinâmico e racional, capaz de fornecer, no mínimo espaço de tempo, qualquer informação ou documento solicitado.

A Secretaria precisa de “um lugar para cada coisa e cada coisa no seu lugar”; pastas para leis, portarias, circulares, decretos, correspondências, etc., tudo classificado, distribuído, arquivado de acordo com o assunto, em pastas separadas, mas de fácil acesso.

A Secretaria pode se deparar com irregularidades na vida escolar de um aluno, oriundas de outras escolas. Tais situações não são previstas no nosso dia-a-dia e as escolas não têm obrigação de buscar soluções amparadas em lei. Isso é responsabilidade exclusiva dos pais para a qual deve se recorrer, regularizando a situação.

A Secretaria antes de arquivar cada papel no lugar que lhe convém, deve examinar, cuidadosamente, à fim de verificar se não há rasura, falsificação ou omissão de dados.

A Secretaria deve ter o cuidado máximo de repor, ao seu lugar, todo e qualquer documento ou pasta retirado para consulta.