Heloísa Bellotto conceitua a espécie documental declaração como:
comunicação escrita na qual se solicita o comparecimento de uma pessoa a uma reunião
documento que garante a veracidade de um fato, de um estado de coisas, ou o bom estado ou o funcionamento de um objeto/equipamento
documento que estabelece a convenção pela qual, duas ou mais partes se obrigam a dar, fazer ou deixar de dar ou fazer alguma coisa
manifestação de opinião, conceito, resolução ou observação passada por pessoa física ou por um colegiado
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