Uma coletiva de imprensa deve ser convocada quando o diretor da instituição desejar, mesmo que as informações possam ser divulgadas através de comunicados ou notas oficiais. Nas coletivas, é possível também privilegiar alguns meios de comunicação em detrimento de outros.

A fonte precisa estar preparada para entender as especificidades de cada um dos veículos de comunicação. Por exemplo, precisa entender que, para uma informação ser veiculada em uma emissora de televisão, é importante que sejam utilizados termos técnicos da área abordada.

No caso de entrevistas em rádios, recomenda-se o uso de estrangeirismos, de siglas e de gerúndio, bem como de palavras como “ontem”, “repetindo” e “novamente”, visto que o ouvinte está atento à notícia e caso precise confirmar alguma informação ouvida ele ligará para a rádio para se informar melhor.

Caso haja algum erro em uma matéria publicada sobre a instituição, a melhor forma de pedir a retratação do erro é procurar o perfil do veículo nas redes sociais e expor, entre os demais seguidores do veículo, que a informação está errada e questionar em público a credibilidade do meio de comunicação.

Situações imprevistas são comuns em entrevistas e quem recebe o treinamento de mídia passa a ter consciência e capacidade de contornar os obstáculos para defender posições da organização mesmo em situações de crise.