Os documentos de arquivo espelham a trajetória da entidade ou pessoa que os geraram, constituindo conjunto divisível porque somente a partir de cada item adquirem seu pleno significado.

Os documentos acumulados chegam ao arquivo, que é um órgão receptor, por passagem natural e obrigatória, sendo este constituído por documentos seriados e únicos.

O arquivo possui documentos originados das atividades culturais e da pesquisa científica da instituição, reunidos artificialmente como coleções em torno de seu conteúdo.

O arquivo possui objetos tridimensionais originados das atividades humanas ou da natureza, reunidos de forma artificial como coleções organizadas pelas características de suas funções.

O arquivo define quais documentos deseja ter em seu acervo e os adquire por compra, doação ou permuta, sendo formado por documentos múltiplos com muitos exemplares produzidos por diversas fontes.