Entre as várias definições do vocábulo “protocolo” constantes do dicionário on-line de português, há duas que mais se ligam ao gerenciamento da informação e à gestão de documentos. São elas: ata, nota ou registro dos documentos governamentais, dos atos oficiais, da correspondência de um governo ou tribunal, de uma empresa, universidade etc.; subdivisão de uma repartição pública (ou empresa privada) em que se registram e se recebem os requerimentos, documentos ou processos. O serviço de protocolo nas repartições públicas é enorme, uma vez que é por meio dele que os papéis transitam, isto é, entram, são registrados, saem ou são arquivados. No protocolo, qualquer documento é recepcionado, registrado, numerado, carimbado e, em seguida, enviado a seu destino, conforme o seu teor ou a sua necessidade. Não faz(em) parte dos serviços do protocolo