A administração pública pode se valer do mencionado sistema quando for conveniente a aquisição de bens ou a contratação de serviços para atendimento a mais de um órgão ou entidade, ou a programas de governo.

No edital de licitação pela sistemática do SRP, assim como para todas as compras públicas, deve ser indicada a dotação orçamentária suficiente para cobrir a despesa.

Ao final da licitação na sistemática do SRP, é elaborada uma ata de registro de preços, documento no qual se registram os preços e se obrigam os fornecedores, mas não a administração.