Deve ser preenchido, devidamente datado e assinado pelo secretário de escola e pelo diretor da unidade escolar, com seu respectivo carimbo e deve ainda ser feita uma cópia reprográfica.

O registro das notas (ou menções) deve estar de acordo com o das atas de resultados finais.

O registro de carga horária deve estar de acordo com a estabelecida na matrix curricular aprovada e operacionalizada.

É o documento que registra a vida escolar do aluno, sendo a cópia entregue ao responsável pelo aluno e o original arquivado e sua pasta.