O inventário é o instrumento que descreve conjuntos ou unidades documentais na ordem em que foram arranjados.

No catálogo a descrição exaustiva ou parcial de um fundo toma por base a série documental.

O guia de arquivo tem por finalidade oferecer informações básicas sobre um ou mais arquivos e seus fundos.

Um inventário pode contemplar um fundo inteiro, uma série, parte dela ou mesmo uma unidade de arquivamento.

O repertório é um instrumento de pesquisa que seleciona documentos pertencentes a um ou mais fundos e os descreve minuciosamente.