Conforme o Parecer nº 325/2014, o arquivo escolar se trata do conjunto ordenado de registros que documentam e comprovam os fatos referentes à vida escolar do aluno e à vida funcional do corpo docente e administrativo da instituição de ensino. O arquivo escolar se constitui em dois segmentos, o ativo e o passivo. Diante disso, analisar os itens abaixo:

I. O arquivo escolar ativo pertence a todas as pastas de assentamentos individuais e todos os documentos que se referirem a alunos matriculados, a funcionários e a professores em atividade na instituição de ensino.

II. O arquivo escolar passivo pertence a todas as pastas de assentamentos individuais e todos os documentos de alunos, professores e funcionários que não fazem mais parte da instituição de ensino.