Conforme a frequência de uso ou consulta dos documentos armazenados, os arquivos que são mantidos nas organizações são distinguidos em três tipos: 1º) o que armazena documentos com frequência quase nula de uso, consulta ou referência; 2º) aquele que mantém arquivados documentos e papéis de uso, consulta e referência constantes e atuais; 3º) e o que guarda documentos e papéis que oferecem menor frequência de uso, consulta ou referência.

Os nomes dados a esses arquivos são, respectivamente: