O setor de protocolo de determinada prefeitura municipal recebeu uma quantidade expressiva de correspondências oficiais relativas à implementação de um programa social, incluindo documentos confidenciais, ofícios e comunicados. Para garantir a eficiência e a segurança no fluxo documental, estabeleceram-se as seguintes ações; analise-as.

1. Registro detalhado da entrada das correspondências, com identificação do remetente, data, número do processo e destinatário;
2. Distribuição das correspondências somente mediante assinatura do servidor responsável pela unidade destinatária;
3. Realização de cópias para arquivamento, respeitando as normas de reprodução e confidencialidade; e
4. Organização das correspondências recebidas conforme a classificação temática e cronológica para facilitar a consulta futura.

Considerando as práticas de gestão documental em órgãos públicos, são medidas corretas a serem adotadas, EXCETO: