Trata-se da obrigação legal de o museu registrar e manter a informação essencial (ou mínima) sobre o objeto, garantindo sua localização no acervo e distinguindo-o de outros objetos similares.

Dados Abertos são aqueles que garantem a participação universal, permitindo que qualquer pessoa utilize, reutilize e redistribua os dados livremente, incluindo para fins comerciais, sem a aplicação de restrições discriminatórias.

É um Sistema Exclusivo de Gestão de Acervos (SEGA) utilizado para armazenar permanentemente informações digitalizadas, por um período mínimo de dez anos.

É o processo de desenvolvimento e melhoria de uma coleção, em que cada objeto é cuidadosamente avaliado quanto ao seu lugar na coleção e ao seu descarte potencial, com foco unicamente na decisão de aquisição.

Representa a restrição ao uso das coleções em razão da legislação sobre dados pessoais e proteção de identidade, impedindo a divulgação de quaisquer dados sensíveis ou informações contextuais.