A concisão consiste em esquivar-se da prolixidade e conseguir transmitir as informações usando o mínimo possível de palavras, isto é, priorizar a economia de pensamento e de passagens substanciais do conteúdo que se deseja comunicar.

Os atos oficiais (atos de caráter normativo) ou estabelecem regras para a conduta dos cidadãos, ou regulam o funcionamento dos órgãos e entidades públicos, o que só é alcançado se, em sua elaboração, for empregada a linguagem adequada.

As comunicações administrativas, em geral, apresentam formalidade, em especial, em se tratando de eventuais documentos impressos; para o caso de comunicações feitas em meio eletrônico, há certa flexibilidade quanto ao rigor formal, próprio do suporte textual em questão.

A língua culta é contra a pobreza de expressão; o uso do padrão culto, portanto, significa empregar a língua de modo rebuscado e com o emprego de figuras de linguagem características do estilo formal.

No texto oficial, para se dirigir tanto ao Presidente da República quanto ao Vice-Presidente são utilizados os mesmos pronomes: “Excelentíssimo Senhor” (vocativo) e “Vossa Excelência” (tratamento no corpo do texto).