No caso da redação oficial, quem comunica é sempre o administrador; o que se comunica é sempre algum assunto relativo às atribuições do órgão que comunica; e o destinatário dessa comunicação é sempre o público ou uma instituição privada.

A necessidade de empregar determinado nível de linguagem nos atos e nos expedientes oficiais decorre unicamente do caráter árido e formal desses atos e comunicações.

A redação oficial tem como finalidade básica impor certos parâmetros ao uso que se faz da língua, de maneira diversa daquele da literatura, e igual à do texto jornalístico.

Os expedientes oficiais tem como finalidade precípua a de informar com clareza e objetividade.

O uso da norma padrão da língua portuguesa, a pessoalidade, a coesão e a coerência são atributos da redação utilizada nas comunicações oficiais.