O agendamento de reuniões virtuais com partes externas deve ser feito exclusivamente por meio do WhatsApp, pois o Google Workspace não permite convites para usuários fora do domínio.

João deve evitar o uso do recurso Google Docs, já que o uso de nuvem é inseguro, mesmo sendo fornecido institucionalmente.

João deve enviar a minuta por e-mail em anexo a cada colega para que façam alterações separadamente e depois consolidar manualmente os documentos.

João deve utilizar o Google Drive pessoal, já que o institucional tem acesso limitado, para armazenar documentos sensíveis.

João pode usar o Google Docs para redigir a minuta colaborativamente em tempo real, armazená-la no Drive institucional com controle de acesso, agendar a reunião pelo Google Agenda e usar o Google Sheets para organizar os prazos.