Considerando as seguintes características de um documento oficial:

I - É o instrumento utilizado para o registro expositivo dos fatos e das deliberações ocorridos em uma reunião, sessão ou assembleia.
II - Sua estrutura é composta pelo 1. Título - NOME DO DOCUMENTO. Em se tratando de documentos elaborados sequencialmente, indicar o respectivo número da reunião ou sessão, em caixa alta; e 2. Texto.
III - O texto do documento deve incluir: a) Preâmbulo – registro da situação espacial e temporal e participantes; b) Registro dos assuntos abordados e de suas decisões, com indicação das personalidades envolvidas, se for o caso; e c) Fecho – termo de encerramento com indicação, se necessário, do redator, do horário de encerramento, de convocação de nova reunião etc.
IV - O documento será assinado e/ou rubricado por todos os presentes à reunião ou apenas pelo Presidente e Relator, dependendo das exigências regimentais do órgão.
V - O texto apresenta-se seguidamente, sem parágrafos, ocupando cada linha inteira, sem espaços em branco ou rasuras, para evitar fraudes.

Após a análise das sentenças, tais características referem-se a: