O assunto deve explicar detalhadamente do que trata o documento, e a palavra “assunto” não deve anteceder a frase que define o conteúdo do documento. Todas as palavras que integram a frase que descreve o assunto da comunicação devem ser iniciadas por letra maiúscula.

Nos casos em que o documento oficial não seja usado para encaminhamento de documentos, a introdução é a parte em que é apresentado o objetivo da comunicação.

Quando os documentos oficiais forem usados para encaminhamento de documentos, a estrutura é modificada, e a introdução deve iniciar com referência ao expediente que solicitou o encaminhamento.

O fecho das comunicações oficiais deve obedecer o seguinte regramento: a) Para autoridades de hierarquia superior à do remetente, inclusive o Presidente da República, usa-se “Respeitosamente”; e b) Para autoridades de mesma hierarquia, de hierarquia inferior ou demais casos, usa-se “Atenciosamente”.

Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demais comunicações oficiais devem informar o nome do signatário segundo o padrão: nome da autoridade que as expede, grafado em letras maiúsculas, sem negrito. Não se usa linha acima do nome do signatário.