Relaciona-se à preservação da integridade dos documentos após sua produção, garantindo a manutenção de suas características originais ao longo do tempo, de modo a assegurar sua fidedignidade jurídica e administrativa, independentemente da instituição produtora.

Refere-se à forma como os documentos são reunidos sem intenção deliberada, garantindo que sua organização e preservação sigam o fluxo natural das atividades institucionais, sem interferências externas que possam comprometer sua autenticidade e organicidade ao longo do tempo.

Está vinculada à relação de cada documento com o ato ou a ação que o originou, estabelecendo um vínculo único entre o documento e o contexto de sua produção, de modo que sua identidade não seja definida pelo seu conteúdo, mas pela função específica que desempenhou no momento de sua criação.

Diz respeito à característica dos documentos de arquivo refletirem fielmente as ações da instituição produtora, sem que sua criação tenha sido motivada por escolhas subjetivas ou intencionais, mas sim pela necessidade funcional inerente às atividades administrativas, independentemente da veracidade do seu conteúdo.