apresenta assuntos e entradas, respectivamente, em ordem sistemática e alfabética.

arrola e padroniza os termos descritos para representar os assuntos de uma ou várias coleções.

evidencia as classes mais deficientes do acervo, auxiliando na compra de novos materiais.

facilita a classificação, a partir das localizações atribuídas aos documentos já existentes.

registra a incorporação de cada item ao acervo, sua proveniência, saída ou baixa.