Nos casos em que o documento oficial não seja usado para encaminhamento de documentos, ele deve ser estruturado com introdução, desenvolvimento e conclusão.

E recomendável, no corpo do e-mail profissional, o uso de logotipos do ente público junto ao texto da assinatura.

Fundos ou papéis de parede eletrônicos devem ser utilizados no corpo de e-mails profissionais, a fim de personalizar a mensagem.

O e-mail profissional tem valor documental, podendo ser aceito como documento original para atestar a identidade do remetente.

Quando o tratamento destinado ao receptor do documento oficial for Vossa Senhora, o endereçamento a ser empregado é “A Sua Senhoria o Senhor” ou “A Sua Senhoria a Senhora”.