Sobre organização e administração de arquivos, marque V para VERDADEIRO e F para
FALSO e posteriormente assinale a alternativa com a sequência CORRETA,
respectivamente:
( ) Antes de ser implantado o programa de gestão documental na instituição faz-se necessário, primeiramente, o planejamento do sistema de administração dos seus arquivos.
( ) Um aspecto importante a ser definido diz respeito à centralização ou à descentralização dos serviços de arquivo em fase corrente. É nesse momento de planejamento que cada instituição deve definir se os arquivos serão descentralizados - reunidos num arquivo central - ou centralizados - arquivados nos diversos setores institucionais.
( ) Os arquivos setoriais são aqueles localizados nos próprios setores em que são gerados os documentos. Os arquivos gerais ou centrais são aqueles que se destinam a receber os documentos correntes provenientes de vários setores institucionais.
( ) O arquivo corrente é aquele que possui, em seu conjunto, documentos que são consultados de modo frequente e que, geralmente, estão em fase de intensa tramitação.
( ) Para que o arquivo corrente seja bem gerenciado, recomenda-se que cada departamento constituinte da instituição siga normas e procedimentos padronizados quanto ao tratamento desses tipos de arquivos, a partir do planejamento e da implementação do programa de gestão documental na organização.
( ) Os depósitos de documentos intermediários geralmente são centralizados. Os documentos advindos dos setores organizacionais, via transferência, são retidos principalmente por razões legais, de acordo com prazos prescricionais e precaucionais.
( ) Mesmo arquivados em local distinto daquele em que foram criados, os documentos em arquivo intermediário continuam sendo propriedade do departamento que os gerou. Assim, os documentos só poderão ser acessados por tais setores, ou só poderão ser consultados por terceiros após a autorização daquelas unidades organizacionais.
( ) Antes de ser implantado o programa de gestão documental na instituição faz-se necessário, primeiramente, o planejamento do sistema de administração dos seus arquivos.
( ) Um aspecto importante a ser definido diz respeito à centralização ou à descentralização dos serviços de arquivo em fase corrente. É nesse momento de planejamento que cada instituição deve definir se os arquivos serão descentralizados - reunidos num arquivo central - ou centralizados - arquivados nos diversos setores institucionais.
( ) Os arquivos setoriais são aqueles localizados nos próprios setores em que são gerados os documentos. Os arquivos gerais ou centrais são aqueles que se destinam a receber os documentos correntes provenientes de vários setores institucionais.
( ) O arquivo corrente é aquele que possui, em seu conjunto, documentos que são consultados de modo frequente e que, geralmente, estão em fase de intensa tramitação.
( ) Para que o arquivo corrente seja bem gerenciado, recomenda-se que cada departamento constituinte da instituição siga normas e procedimentos padronizados quanto ao tratamento desses tipos de arquivos, a partir do planejamento e da implementação do programa de gestão documental na organização.
( ) Os depósitos de documentos intermediários geralmente são centralizados. Os documentos advindos dos setores organizacionais, via transferência, são retidos principalmente por razões legais, de acordo com prazos prescricionais e precaucionais.
( ) Mesmo arquivados em local distinto daquele em que foram criados, os documentos em arquivo intermediário continuam sendo propriedade do departamento que os gerou. Assim, os documentos só poderão ser acessados por tais setores, ou só poderão ser consultados por terceiros após a autorização daquelas unidades organizacionais.
