O valor primário do documento diz respeito ao seu valor histórico ou de pesquisa que ele adquire após seu uso frequente.

O valor secundário do documento está intrinsecamente ligado ao seu valor administrativo, legal ou fiscal que ele tem enquanto está em uso.

O objetivo da avaliação de documentos é manter aqueles com valor e eliminar aqueles que não são mais necessários, otimizando o espaço de armazenamento e facilitando a recuperação da informação.

A avaliação de documentos deve ser uma atividade esporádica, visando à eficiência na gestão de documentos.

O recolhimento serve para documentos que não possuem valor secundário e que podem ser descartados após o fim do prazo de guarda.