O diagnóstico de arquivos é uma etapa indispensável para a elaboração de um plano de gestão documental eficaz. Ele permite identificar problemas que comprometem a eficiência dos arquivos, como a falta de padronização na classificação de documentos, o acúmulo desordenado de materiais sem utilidade administrativa e as condições ambientais inadequadas. Após essa identificação, é necessário propor ações que possam resolver essas questões e garantir a melhoria contínua da gestão documental. Trata-se de uma continuidade para o parágrafo principal, alinhada aos princípios arquivísticos: