Durante uma auditoria interna, foi solicitado ao setor administrativo o histórico de contratos firmados nos últimos cinco anos. No entanto, a equipe demorou vários dias para localizar os documentos, pois eles estavam armazenados em diferentes pastas e sem uma sequência lógica. Após o ocorrido, o gestor determinou a padronização do arquivamento e a criação de uma tabela de temporalidade documental.
Com base nessa situação, assinale a alternativa correta, que representa a finalidade da organização e gestão de arquivos nas rotinas administrativas.