a passagem dos documentos de uma idade para outra é definida pelo processo de produção, que leva em conta a sua utilização. O valor primordial de um documento é atribuído em função de sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente produzidos.

os documentos intermediários são aqueles não mais utilizados correntemente, mas que, ainda conservam interesse administrativo, e aguardam, no arquivo intermediário, o cumprimento do prazo estabelecido em tabela de temporalidade e destinação, para serem eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente.

o ciclo vital corresponde às sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, desde a produção até a guarda permanente ou eliminação, isto é, produção, utilização e destinação final.

a teoria das três idades, preconiza que os documentos arquivísticos passam por períodos distintos de acordo com a frequência e tipo de uso dos mesmos, quais sejam: produção, utilização e destinação.