Organizar documentos por cor da capa para facilitar a identificação visual, fixar etiquetas diretamente com fita adesiva e armazenar os arquivos em estantes de madeira pintada.

Otimizar o espaço com caixas de papelão empilhadas até o teto, grampear documentos por assunto e armazenar em armários metálicos sem ventilação.

Separar documentos por tamanho físico, acondicionar papéis dobrados e permitir a entrada de luz natural no ambiente de arquivamento.

Utilizar caixas-arquivo confeccionadas em material livre de ácido, manter os documentos em posição vertical e evitar exposição à luz solar direta.

Utilizar envelopes coloridos para diferenciar tipos de documentos, agrupar documentos por tipo de papel e manter as janelas do arquivo sempre abertas.