Segundo Garcia e Fé (2008), os arquivos vão muito além dos aspectos culturais e históricos. Eles são essenciais para a própria administração, ao servirem de base para provar o cumprimento de obrigações e assegurarem direitos e garantias. Os arquivos produzidos por entidades educacionais, igrejas, associações e organizações não governamentais são chamados de: