Os elementos essenciais são informações indispensáveis à identificação do documento, enquanto os elementos complementares são as informações que, acrescentadas aos elementos essenciais, permitem melhor caracterizar os documentos.

Os elementos essenciais são dispensáveis para a identificação do documento, enquanto os elementos complementares são indispensáveis.

Os elementos essenciais e complementares são retirados apenas do próprio documento.

Na inexistência de dados relacionados aos elementos essenciais e complementares no próprio documento, utilizam-se outras fontes de informação, indicando-os entre parênteses.

Os elementos essenciais variam conforme o tipo e não são vinculados ao suporte documental, enquanto os elementos complementares são informações que, acrescentadas aos elementos essenciais, permitem melhor caracterizar os documentos.