A responsabilidade pelo registro em prontuário cabe aos profissionais de saúde que prestam o atendimento.

A guarda do prontuário é de responsabilidade do serviço de saúde, devendo obedecer às normas vigentes.

O serviço de saúde deve manter os prontuários em local seguro, em boas condições de conservação e organização, permitindo o seu acesso sempre que necessário.

O serviço de saúde deve garantir que o prontuário não contenha registros relativos à identificação e a procedimentos prestados ao paciente considerados sensíveis.

O serviço de saúde deve garantir que o prontuário seja preenchido de forma legível por todos os profissionais envolvidos diretamente na assistência ao paciente, com aposição de assinatura e carimbo em caso de prontuário em meio físico.