Arquivos escolares classificam-se em ativos, frios e mortos, categorias definidas basicamente pela cor das capas usadas em pastas e caixas.

A classificação de documentos baseia-se primordialmente na ordem de chegada ao protocolo, independentemente da série escolar, do tipo de registro ou da unidade de origem.

O ciclo vital de documentos reduz-se à fase única de arquivamento físico, seguida de descarte automático ao final de cada ano letivo.

Arquivos escolares podem ser classificados quanto ao órgão produtor e quanto à natureza da documentação, e o ciclo vital acompanha fases de produção, uso administrativo, guarda intermediária e destinação final para eliminação ou guarda permanente.

Arquivos correntes, intermediários e permanentes acumulam documentos em uma mesma sala, diferenciados por etiquetas de cor sobrepostas às capas originais.