Algumas regras devem ser seguidas ao longo do processo de elaboração dos documentos oficiais, no intuito de adequar o texto elaborado. Nesse sentido, é importante empregar palavras e expressões simples, exceto em situações nas quais o texto tiver caráter técnico e possuir nomenclatura própria; as frases deverão ser curtas e bem estruturas, construídas preferencialmente em ordem direta; uniformidade do tempo verbal em todo o texto, dentre outras. Ao praticar as regras anteriormente apontadas, pretende-se tornar o texto: