As informações da identificação do documento devem incluir o número do expediente, o ano (com quatro dígitos), e as siglas usuais do setor que expede o documento, sempre organizadas da menor para a maior hierarquia, separadas por barra (/)

O vocativo utilizado no endereçamento do documento deve ser adequado ao tratamento formal da pessoa a quem o documento se destina, com base no cargo ou titulo da pessoa, seguindo as normas de pronomes de tratamento.

O cabeçalho deve ser utilizado em todas as páginas de um documento oficial, centralizado na área determinada pela formatação, e o espaçamento entre os dados de identificação deve ser com entrelinhas simples.

A informação do local deve incluir o nome da cidade onde o documento foi expedido, seguido de vírgula, mas sem a sigla da unidade da federação após o nome da cidade.