Um arquiteto de uma prefeitura é responsável pela gestão de um convênio com o governo estadual para a construção de uma creche. Durante a execução, ocorre um atraso significativo no cronograma devido a chuvas excepcionais e imprevistas. Para formalizar a necessidade de prorrogação do prazo de vigência do convênio, qual é o procedimento administrativo correto a ser adotado?