Adequação é achar o ponto ideal, o equilíbrio entre a comunicação recebida e a utilizada. O excesso de detalhes em nada contribui para a boa compreensão de uma mensagem ou instrução.

Coerência são ordens ou procedimentos que não podem ser cumpridos, ou procedimento que de tão burocrático se torna possível de ser executado.

Clareza na comunicação é um esforço para melhorar o emprego e o entendimento da linguagem, enfatizando que o grau de compreensão é mais importante que a facilidade de leitura.

Distribuição é fazer chegar essa informação ao destino certo. Portanto, sempre que se transmitir uma mensagem devemos ter o público bem definido. Podemos considerar que uma mensagem é mais bem transmitida quando levada diretamente da fonte ao destino; porém, passando por todos os canais existentes na hierarquia.

Interesse e aceitação contribuem para a eficácia da comunicação. Nas comunicações descendentes, notamos que é mais fácil despertar o interesse pela presença da autoridade; entretanto, a aceitação é variável conforme o nível de moral do superior.