As funções da catalogação permitem ao usuário: localizar um item específico, escolher entre as várias manifestações de um item, escolher entre vários itens semelhantes, expressar, organizar ou alterar sua mensagem interna; permite um item encontrar seu usuário; permite a outra biblioteca localizar um item específico, saber quais os itens existentes em acervos que não o seu próprio (Mey, 1995). São características da catalogação: