Avaliação documental consiste na fase final do ciclo de vida, determinando o valor secundário dos documentos para fins de preservação permanente em arquivos históricos, independentemente de seu valor primário para a administração.

Princípio da Proveniência (ou Fundos de Arquivo) estabelece que os documentos de um mesmo produtor devem ser mantidos juntos, sempre misturados a documentos de outros produtores para garantir a contextualização e evitar a perda da organicidade.

Ciclo de vida documental compreende as fases corrente, intermediária e permanente, sendo a fase intermediária caracterizada pelo uso frequente dos documentos para fins administrativos e legais, exigindo acesso irrestrito e recuperação imediata.

Fundo de arquivo refere-se ao conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva ou individual, no exercício de suas funções e atividades, constituindo um todo orgânico e indivisível que reflete a atuação do produtor.