A definição de prazos deve considerar a complexidade da tarefa, os recursos disponíveis e uma margem de segurança para imprevistos, sendo essencial o monitoramento periódico para identificar desvios e realizar ações corretivas antes do vencimento final.

O cronograma serve apenas como uma sugestão informal, não sendo necessário que os servidores se preocupem em cumpri-lo, pois no serviço público os prazos não são importantes.

Uma vez estabelecido o cronograma anual de atividades, ele não pode ser alterado em hipótese alguma, mesmo que ocorram mudanças na legislação ou cortes de orçamento, para manter a rigidez administrativa.

Os prazos devem ser definidos sempre com base no menor tempo possível imaginável, ignorando possíveis problemas, para pressionar a equipe a trabalhar mais rápido sob estresse constante.