Os registros de matrícula devem ser armazenados em um arquivo físico seguro, do tipo corrente, quando em uso ou em um sistema de gestão de documentos digitais com acesso controlado.

Os relatórios de desempenho podem ser arquivados digitalmente em um sistema de gerenciamento de notas e avaliações, ou em um arquivo físico, do tipo corrente, quando estão em uso para acompanhar o progresso dos alunos.

Os planos de aula utilizados em ciclos escolares específicos, como o fim do período letivo ou ano escolar, devem ser arquivados para referência futura, mas não mais utilizados regularmente, no arquivo intermediário.

As correspondências e comunicações recentes que ainda podem ser relevantes para consultas e referências, mas que não são mais ativamente usadas, devem estar no arquivo corrente.