os documentos apresentam valor funcional, administrativo e jurídico na fase corrente dos arquivos; na fase intermediária, podem ser consultados pelo produtor, mesmo que não apresentem esses valores; na fase permanente seus valores podem ser científicos, sociais e culturais, justificando a sua preservação.

os documentos apresentam valor funcional, administrativo e jurídico ao longo de todo o ciclo documental; nas fases intermediária e permanente serão mantidos somente se apresentarem valor probatório; esses documentos não serão consultados por quaisquer outros valores.

os documentos apresentam valor funcional, administrativo e jurídico nas fases intermediária e permanente; no momento de sua produção, no âmbito das ações e atividades administrativas, os seus valores não podem ser percebidos pelo gestor; na fase permanente os documentos conservam seus valores administrativos.

os documentos não apresentam valor funcional, administrativo e jurídico nas fases corrente, intermediária e permanente; os valores científico, social e cultural dos documentos, que justificam a sua preservação, serão decididos pelos usuários do serviço de arquivo; cabe ao gestor da instituição arquivística acompanhar todo o processo.

os documentos apresentam valor funcional, administrativo e jurídico na fase corrente dos arquivos; não existe mudança de valores entre as fases intermediária e permanente; os documentos ainda podem ser consultados pelo produtor nessas fases, sem a preocupação com os seus valores.