O prazo de guarda define por quanto tempo os arquivos precisam ser conservados e guardados, tanto na fase corrente quanto na fase intermediária.

Classificar os documentos escolares significa colocá-los em ordem, por meio de um processo de ordem normativa e racionalizada que envolve atividades-meio e atividades-fim.

Os documentos intermediários são aqueles em uso ou arquivados, mas constantemente consultados.

Os documentos permanentes possuem valor histórico, cultural ou administrativo. Precisam ser definitivamente preservados, mas não são mais de interesse da administração pública.

A classificação de documentos fundamentada em normas, métodos e procedimentos proporciona benefícios para a população de forma geral, pois possibilita o acesso à informação de forma rápida, ordenada e transparente.