A diagramação do texto pode variar livremente conforme o estilo do redator, desde que o conteúdo esteja correto.

A informalidade é recomendada para agilizar a comunicação administrativa, permitindo variações na apresentação, diagramação e uso de linguagem coloquial, principalmente em documentos eletrônicos.

A padronização de documentos administrativos é dispensável quando se utiliza papel timbrado, sendo suficiente apenas a identificação do órgão emissor.

A uniformidade de tratamento e apresentação só é exigida para documentos impressos, não se aplicando a comunicações em meio eletrônico.

As comunicações administrativas devem ser sempre formais, obedecendo a regras de forma e padronização, tanto em meio eletrônico quanto impresso, incluindo digitação sem erros, uso de papéis uniformes, correta diagramação e uniformidade no tratamento e na apresentação do texto.