é utilizado com frequência na rotina da empresa, sendo acondicionado o mais próximo possível do usuário para facilitar a consulta.

deve possuir acesso facilitado para o público geral, em função de seu caráter histórico.

aguarda um prazo definido para ser eliminado ou recolhido de forma definitiva, após cumprir sua finalidade administrativa.

foi originado de um arquivo de terceira idade, logo após adquirir valor primário para as atividades organizacionais.

possui valor secundário para a organização, devendo ser mantido de forma permanente.