Em um ambiente administrativo, a organização eficiente dos documentos físicos e digitais é fundamental para garantir o acesso rápido às informações, bem como a preservação da integridade e da confidencialidade dos dados. Um auxiliar administrativo percebe que os arquivos estão sendo salvos em locais distintos por diferentes colaboradores, dificultando a localização posterior. Considerando as boas práticas administrativas, qual a medida mais adequada a ser adotada?