Classificar os documentos em arquivos correntes, intermediários e permanentes é fundamental para determinar o tempo de guarda e o acesso às informações.

Utilizar exclusivamente arquivos intermediários para documentos de uso frequente é a prática mais recomendada, pois concentra os registros de forma temporária e acessível.

Arquivos permanentes destinam-se exclusivamente à guarda de documentos fiscais, garantindo o cumprimento das obrigações legais e tributárias.

Classificar os documentos de acordo com sua frequência de uso assegura que arquivos correntes contenham apenas informações utilizadas regularmente.