Uma nota fiscal completa com a descrição dos materiais envolvidos na transação.

Uma lista do material enviado, em papel da instituição, datado e assinado pelo curador, com seus respectivos números de tombo, especificando as características e condições do envio.

Um orçamento provisório em papel timbrado da instituição, com a assinatura do curador, contendo amostra para avaliação dos exemplares a serem permutados.

Uma lista simples do material enviado, assinada pelo Sistema de Autorização e Informação em Biodiversidade (SISBIO), especificando o prazo de validade da autorização de coleta.

Uma nota fiscal provisória em papel timbrado da instituição, assinada e datada pelo curador, com seus respectivos números de tombo, especificando as características e condições do envio.