A gestão documental deve contemplar todo o ciclo de vida do documento, incluindo produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e destinação final, garantindo autenticidade, integridade e acessibilidade.

A guarda de documentos contratuais deve ser feita, exclusivamente, em meio físico, pois a digitalização não é considerada válida para fins de autenticidade e integridade.

O arquivamento de documentos contratuais é responsabilidade exclusiva do setor jurídico, não havendo necessidade de integração com áreas administrativas ou de fiscalização.

A eliminação de documentos contratuais pode ocorrer a qualquer momento, desde que haja autorização do gestor do contrato, independentemente de tabela de temporalidade ou legislação específica.