Formato é o material no qual são registradas as informações, ou seja, é a parte física do documento.

Gestão documentalista é o setor da empresa responsável pela guarda dos documentos ou até mesmo a instituição criada para guardar e organizar documentos acumulados por outras entidades.

Suporte é o conjunto das características físicas de apresentação, das técnicas de registro e da estrutura de informação e conteúdo de um documento.

Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte.