Mesmo que o armazenamento físico de alguns documentos seja feito em local separado, por exemplo, por questões de conservação, a dependência desses documentos dos demais que foram produzidos e recebidos no curso das atividades em prol da missão deverá ficar explicitada em um instrumento de pesquisa de modo a não se perder a organicidade do arquivo; visam distribuir os documentos de um arquivo.

A classificação dos documentos determina e é determinada pelas demais atividades que compõem a Gestão de Documentos.

A gestão de documentos é um conjunto de medidas e rotinas visando à racionalização e eficiência na criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de arquivos.

Nos últimos anos, com o avanço e a banalização da microinformática, tem diminuído sensivelmente o número de documentos em suportes informáticos.

Normalmente, eles não são considerados documentos de arquivo, apesar de terem sido produzidos ou recebidos no quadro das funções e das atividades dos órgãos. Permanecem, geralmente, nos setores que os acumularam. Em alguns casos, recebem a denominação de técnicos e são enviados a bibliotecas e a centros de documentação.