Trata-se de um documento que é de uso interno, restrito à equipe pedagógica da escola, de verificação do rendimento escolar, observada a recomposição da aprendizagem e os estudos de recuperação para os casos de baixo rendimento.

É um documento oficial que apresenta o registro completo do percurso acadêmico do aluno em determinada etapa da educação, incluindo disciplinas cursadas, cargas horárias, médias finais, frequência e anos/séries/ciclos frequentados.

Deve apresentar apenas os dados do último ano letivo cursado, com a descrição detalhada das práticas educativas realizadas ao longo do ano letivo, sendo considerado retido o estudante infrequente, independentemente dos resultados obtidos.

Pode ser apócrifo, desde que o documento contenha o nome completo do aluno, da escola, e o carimbo de regularidade da Secretaria de Educação, o que confere automaticamente sua validade.