Como gênero textual, diferentemente do ofício, o e-mail não pode ser considerado um documento oficial. Portanto, não se faz necessário priorizar o uso de linguagem compatível com uma comunicação oficial.

Um dos atrativos de comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade. Assim, não interessa definir padronização da mensagem comunicada. No entanto, devem-se observar algumas orientações quanto à sua estrutura.

O e-mail pode alcançar valor documental, desde que redigido segundo os parâmetros de integridade, autenticidade e validade jurídica, o que torna prescindível a certificação digital.

É obrigatório que todas as instituições da administração pública adotem um padrão de texto de assinatura no e-mail. A assinatura deve conter o nome completo, o cargo, a unidade, o órgão e o telefone do remetente.

“Atenciosamente” é o fecho padrão em comunicações oficiais. Entretanto, com o uso do e-mail, popularizou-se o emprego de abreviações como “Att.”, e de outros fechos, como “Abraços”, “Saudações”, os quais, devido à alta frequência de utilização, atualmente, tornaram-se também fechos oficiais, apesar do grau de informalidade.